社労士池原の労務管理日誌

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zoom RSS 退職届に印鑑や署名は必要か、退職届の必要的記載事項

<<   作成日時 : 2018/09/04 16:30   >>

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【ご相談内容】
当社の社員が先日、退職願を提出してきました。
その書類は、パソコンで作成されたもので、本人の署名や押印はありませんでした。
退職願としてはこのような書類でも問題ないのでしょうか?

【私からの回答】

会社を退職する場合、退職届や退職願を作成して提出することが一般的です。
ちなみに、退職願とは、労働者から退職したい、雇用契約を解除したいという意思を労働会社に伝える書類であり、退職願を提出するだけでは退職することは確定せず、会社の承認(受理)があって労使双方の合意として成立します。
これに対して退職届とは、労働者と会社との間で、退職する日が決まっていて、そのことを書面として届け出る書類です。

さて、この退職願や退職届については、法律で、その様式が定められているものではありません。
したがって書式は任意となります。パソコンで作成したものでも手書きでも構いません。
また、法律上、退職の意思表示は書面でなければ認められないものではないため、口頭やメールで伝えることでも有効です。
しかし、口頭やメールでは、後日、いつで退職するか、いつ申し出たのか、等で会社と労働者の間で争いになった場合、その日付を立証することが難しくなりますので、そのようなトラブルを防ぐためにも、きちんと書面に残しておくことが労使双方にとって重要となります。
その観点から考えると、退職届、退職願に記載しておかなければならない事項は、下記の 4つです。

@退職理由
他社への転職などの個人的な理由による退職の場合は、「一身上の都合」と書きます。
尚、解雇や雇用契約の期間満了など会社側からの働きかけによる退職の場合は、労働者からの退職の意思表示ではないため、通常、退職願は作成しません。

A退職日
退職願の場合は、退職希望日を記載します。
退職届の場合は、会社と労働者の間で決めた退職日を記載します。
尚、退職願に希望日を記載する場合は、通常、会社の就業規則には、退職の何日前までに退職の申し出をしなければならないといった規定がありますので、会社の就業規則を確認して、そのルールを守るようにしてください。
就業規則に「2カ月前までに退職願を提出する」と記載があるにもかかわらず、1カ月前に何の前触れもなく上司に対して退職願を提出してしまうと、服務規定違反に問われ、円満に退職することが困難になることがありますので、注意してください。

B提出年月日・受理年月日
提出する日付を記入します。
退職願の場合、この日が会社に退職を申し出た日となります。
尚、先述の通り、退職願の場合は、会社の承認(受理)があってはじめて労使双方の合意として成立しますので、会社として承認する場合は受理日を記録しておくのが望ましいと思います。

C氏名
このとき、会社によっては署名や押印を求めることがあります。
先に述べた通り、退職届・退職願は、法的に様式が決められたものではありませんので、署名や捺印がない退職届・退職願でも、法律上は退職の意思表示の効力に影響はありません。ただ、日本の社会では正式な文書を作成する際には、その文書を確かに本人が作成したものであることを確認する方法として、署名や押印が多く用いられるため、たとえば、郵送で会社に提出する場合には、本当に本人が出したものかを判断する一つの目安となります。
法律で、義務付けられていない、効力に影響はないと言っても、退職する人と会社にとって重要な書類であることは間違いありませんから、署名や押印があったほうが望ましいと言えます。

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フロネーシス社会保険労務士法人
社会保険労務士 池原伸
電話 06-6777-8610
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